Pilote (obligatoire) : Sélectionnez dans la liste des personnes identifiées comme pouvant être pilote d’actions, la personne qui sera en charge de mener à bien cette action.
NB : La sélection des personnes identifiées comme pouvant être pilote d’actions est faite depuis la fiche des personnes ; Réglages > Personnes. Ces personnes sont identifiées par un pictogramme d’avion dans l’organigramme.
Dates de mise en œuvre (obligatoire) : Indiquez la date de début prévue (« Débutée le »), ainsi que la date de fin attendue (« Date d’échéance »), en sélectionnant les dates correspondantes à l’aide des calendriers.
Par exemple : du 01/09/2019 au 31/01/2019
Priorité : Vous pouvez indiquer un niveau de priorité pour vos actions, entre « Haute », « Moyenne » ou « Faible ». Par défaut, la priorité « Faible » est sélectionnée.
Avancement de l’action : Vous pouvez ici indiquer l’avancement de votre action entre 0% et 100%, par tranche de 10%.
Co-pilote(s) : Sélectionnez dans la liste des personnes identifiées comme pouvant être pilote d’actions, une ou plusieurs personnes pour seconder le Pilote.
Observateur(s) : Sélectionnez dans la liste les Personne(s) ressource(s) associées à l’action et les personnes souhaitant suivre son avancement. Vous pouvez ici lister les personnes participantes aux réunions de travail sur cette action et à sa réalisation, qu’elles fassent partie du personnel de l’établissement ou bien qu’elles soient extérieures.
Origine(s) : Indiquez ici la ou les origine(s) de votre action, soit en lien avec l’évaluation interne (un élément du référentiel : Axe, Critère ou Bonne Pratique), soit en lien avec l’évaluation externe, soit en lien avec une autre thématique.
NB : L’origine est pré-renseignée si vous créez une action depuis une autre partie du logiciel que la partie « Actions ».
Par exemple : Critère 2.1
Coût : Vous pouvez tracer ici le coût de vos actions en Euros (€), que ce soit le coût estimé en amont ou bien le coût réel calculé une fois l’action terminée. Ce coût peut inclure le coût du matériel et du temps homme.
Nom de la fiche action (obligatoire) : Donnez un nom court qui servira à identifier l’action dans le plan d’action et lors de vos réunions d’équipe.
Par exemple : La prévention et la prise en charge de la douleur
Objectif : Dans ce cadre, précisez pourquoi vous mettez en place cette action, quel est ou quels sont les objectifs de cette action, le ou les but(s) à atteindre.
Par exemple, si l’action concerne la création d’une procédure de prise en charge de la douleur, l’objectif pourrait être : Disposer d’une procédure écrite garantissant l’application de bonnes pratiques au moment de la détection de la douleur chez les Résidents.
Etapes : Dans ce cadre, décrivez les différentes étapes et actions qui permettent d’atteindre le ou les objectif(s) fixé(s).
Par exemple :
Ou encore pour notre exemple sur la douleur :
NB : En fait, l’ensemble de la fiche action, et ce cadre en particulier, peut être comparé à une recette de cuisine. Le rédacteur de la fiche action ne sera pas toujours celui qui la mettra en œuvre. Il est donc recommandé de décrire précisément les différentes étapes qui permettront de réaliser l’action. Une recette de cuisine bien écrite, bien détaillée, est une recette plus facile à réaliser. Mettez-vous toujours à la place de la personne qui va lire la fiche. Plus les informations seront précises et complètes, plus la personne en charge de l’action sera en mesure de la comprendre, d’y adhérer et donc de la mettre en œuvre efficacement.
Pour compléter, plusieurs cadres « Information(s) complémentaire(s) » peuvent être ajoutés à la fiche action en fonction du niveau de détail souhaité.
Effets attendus : Dans ce cadre, vous devez réfléchir aux effets de cette action. Dans un premier temps, les effets doivent être pensés du point de vue de l’usager. Quels seraient les effets de cette action sur les usagers ?
Par exemple :
NB : Il est désormais indispensable dans la réflexion que mènent les établissements sur la qualité de leur accompagnement, de se poser la question des effets.
Indicateurs d’efficacité : Dans ce cadre, précisez quels sont les indicateurs, les éléments de preuve ou les sources d’information qui permettront de considérer que l’action a atteint ses objectifs. C’est-à-dire, à partir de quel moment vous pourrez améliorer la cotation des bonnes pratiques reliées.
Par exemple, toujours pour notre action sur la douleur :
NB : C’est donc au moment où ces modalités d’évaluation de l’action seront possibles que vous pourrez apporter une nouvelle cotation et considérer que l’action est arrivée à son terme.
Moyens existants : Dans ce cadre, indiquez les moyens existants dans la structure et qui vous permettent de mettre en place l’action (moyens administratifs internes, matériels existants, compétences internes, etc…). Il s’agit de démontrer la bonne utilisation des moyens existants (efficience) sans systématiquement demander des moyens nouveaux.
Moyens à obtenir : Dans ce cadre, précisez les moyens nouveaux à obtenir et sans lesquels l’action ne peut se mettre en place. Ces moyens nouveaux pourront ensuite être intégrés et justifiés dans les budgets prévisionnels. En procédant ainsi, l’établissement justifie de l’utilisation de moyens demandés et surtout responsabilise les autorités de tarification sur le financement ou pas des actions d’amélioration. Une action d’amélioration, des objectifs nouveaux non financés, n’ont que très peu de chance d’aboutir…
Commentaire(s) de suivi : Dans ce cadre, vous pouvez reporter vos notes de suivi lors des points d’étape ou réunion concernant l’avancement de l’action.
Par exemple, à la date du jour : point sur ce qui a été fait et ce qui reste à faire. Indication de la prochaine étape à mener et de la ou les personne(s) qui doi(ven)t la réaliser.
Pour vous aider, retrouver la fiche explicative en situation : Comment_remplir_une_fiche_action.pdf
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